Magang di hotel dengan basic Sastra China ?

Saya memulai magang saya di Grand Mercure Jakarta Kemayoran yang merupakan bagian dari Accor Group selama 6 bulan tepatnya dimulai pada awal bulan februari tanggal 4 hingga 4 Agustus 2019. Saya ditempatkan pada bagian Front Office yang akan langsung berhadapan dengan para tamu. Karena saya merupakan mahasiswi jurusan sastra china yang tidak memiliki pengetahuan dasar dalam perhotelan, maka pada awalnya saya di ajarkan mengenai tata tertib dalam hotel terlebih dahulu serta sistem operasional yang digunakan dalam Accor group yaitu sistem opera dan juga resa web.

Pada 1,5 bulan pertama, saya ditempatkan pada bagian Guest Service Center. Pada hari pertama masuk, saya dikumpulkan bersama dengan anak trainee dari berbagai department lainnya untuk diberitahu tata tertib selama proses magang berjalan, pengenalan tentang Accor Group, fitting uniform, membuat finger print serta pembagian kunci loker yang dibimbing langsung oleh Bapak Yusup Iskandar selaku Assistant talent culture and learning development manager. Kemudian saya diperkenalkan Front Office department, lalu kebagian Guest Service Center. Sesampai di Guest Service Center, saya diberitahu informasi hotel mengenai letak fasilitas (Grand SPA, Fitness center, Steam and Sauna, Swimming pool dan Center Stage Karaoke, ballroom, meeting room) yang ada di hotel, nomor extension setiap department, serta menu restaurant di hotel. Kemudian saya diajarkan cara menggunakan HT (Handy Talky), yang berfungsi sebagai alat penghubung antara Guest Service Center dengan Housekeeping, Security, Bellman, Laundry serta Engineering. Pada hari kedua, saya diajarkan cara berkomunikasi yang baik dan benar dengan tamu dari luar hotel dan dari dalam hotel baik tamu tersebut merupakan tamu lokal maupun tamu warga negara asing. Tamu dari luar hotel biasanya akan meminta untuk disambungkan ke department dalam hotel (reservasi untuk membuat pesanan kamar, restaurant untuk bertanya tentang harga buffet maupun a la carte, human resources untuk menanyakan data karyawan, sales marketing untuk menanyakan harga ballroom untuk event wedding) dan tamu dalam hotel, menanyakan barang mereka yang tertinggal di hotel, menanyakan event yang ada di hotel, menanyakan posisi hotel serta bertanya mengenai informasi hotel. Sedangkan tamu dari dalam hotel biasanya akan menanyakan letak fasilitas hotel, jam check out, pick up laundry, deliver laundry, luggage up, luggage down, make up room, troli, selain itu tamu dari dalam hotel juga memiliki request khusus seperti minta dibawakan tambahan mineral water, saving kit, scissors, astray, mukena, sajadah, iron and board, baby coat. Tidak jarang tamu dari dalam hotel yang juga meminta bantuan kita untuk dibelikan barang yang ada di luar hotel seperti indomaret. Di Guest Service Center saya juga menerima oderan makanan tamu melalui telepon, yang kemudian akan saya input kedalam sistem micros yang akan diproses pada bagian Food and Beverage. Setelah 1,5 bulan saya ditempatkan pada bagian Guest Service Center, saya menjadi memahami bagaimana cara berkomunikasi dengan tamu lokal dan tamu warga negara Tiongkok, Taiwan maupun Hongkong melalui telepon secara baik, benar dan juga sopan. Adapun hal yang berkesan saat saya ditempatkan di Guest Service Center, yaitu tamu warga negara Tiongkok yang ingin memesan makanan namun tidak bisa mengucapkan nama makanan tersebut. Disini saya belajar untuk ber-initiative dengan meminta bantuan kepada Room Service untuk membawakan menu makanan ke kamar tamu tersebut agar dia dapat memesan makanan dengan melihat gambar yang ada didalam menu makanan.

Pada 1,5 bulan selanjutnya, saya ditempatkan dibagian reservasi. Dibagian ini saya paling banyak mendapatkan ilmu mengenai sistem operasional yang digunakan dalam Accor Group. Karena saya bukan mahisiswi perhotelan, jadi para staff mengajarkan saya mulai dari dasar, pada awalnya saya diberitahui perbedaan harga kamar untuk Personal, Business dan juga Group, tipe kamar yang ada di hotel, perbedaan fasilitas setiap tipe kamar serta kode kamar. Di bagian reservasi ini saya membuat TBR (Bookingan yang dibuat oleh tamu secara online misalnya lewat expedia, agoda, hotelbeds dan c-trip) bookingan tersebut harus di update kedalam sistem opera (Sistem dalam Accor Group), kemudian melakukan deduct payment (Rate code seperti RA3, RA4, RB3, RB4, RAFMER, DSO di suatu bookingan harus di deduct sebelum tamu check in),  saya juga membuat bookingan kamar tamu melalui e-mail maupun telepon dengan menggunakan resa web. Dalam membuat bookingan kamar, saya harus teliti dalam menginformasikan harga kamar, karena apabila terjadi kesalahan dalam menginformasikan harga kamar kepada tamu, para staff harus menanggung kerugian tersebut. Selain harus terliti dalam mengiformasikan harga kamar, data yang kita tanyakan kepada pemesan kamar harus lengkap seperti, nama dan nomor telepon pemesan kamar serta tamu yang akan menginap di hotel, jenis kamar, tanggal check in, check out, jam kedatangan, nomor kartu kredit serta expired date, pemesanan kamar yang termasuk breakfast atau tidak dan request khusus (High floor, smoking room, non-smoking room, ac on, local newspaper, international newspaper, quite room, king bed, twin bed, queen bed). Tidak hanya membuat bookingan kamar tamu, saya juga membuat reservasi penjemputan tamu dari bandara ke hotel dan sebaliknya serta melakukan reservasi kamar-kamar untuk Ana Crew (Pilot serta pramugari dari Tiongkok dan Jepang yang setiap hari akan menginap di hotel karena Grand Mercure Jakarta Kemayoran menjalin kerja sama dengan Ana Crew),  serta melakukan card ver (proses klarifikasi ketersedian dana sekaligus pemblokiran dana di kartu kredit yang berfungsi sebagai deposit). Selama penempatan di bagian reservasi, adapun tamu warga negara Tiongkok yang memiliki request yang cukup unik, yaitu dia meminta kita untuk membuat bookingan taxi dari hotel menuju ke bandara tanpa melewati jalan tol, sedangkan akses jalan menuju ke bandara hanya bisa melalui tol, disini saya belajar Problem Solving dengan cara menjelaskan alasan kenapa harus menggunakan akses tol apabila ingin menuju ke bandara secara baik-baik.

Pada 3 bulan terakhir, saya ditempatkan di bagian Guest Relation Officer. Pada awal penempatan, saya dijelaskan perbedaan 3 kategori VIP yang ada di Grand Mercure Jakarta Kemayoran serta amenities yang didapatkan oleh VIP tersebut, kemudian saya juga diajarkan bagaimana cara melayani tamu dengan baik secara langsung. Pada bagian ini saya dapat berinteraksi serta berkomunikasi secara langsung dengan tamu lokal dan tamu warga negara Tiongok, Taiwan maupun Hongkong. Disini saya bertugas melakukan pengantaran amenities serta welcome card dan welcome letter ke kamar tamu VIP, mempersiapkan keperluan check in dan check out tamu warga negara Tiongkok di front desk, Melakukan cek due out (kamar-kamar yang akan check out), Mempersiapkan amplop serta membuat kunci kamar untuk Ana Crew yang akan check in (pilot serta pramugari dari China dan Jepang), melakukan penjemputan Ana Crew dari bandara ke hotel, mempersiapkan keperluan check in Ana Crew serta melakukan report (Mempersiapkan arsi, welcome letter, welcome card, VIP guest list, amenities request, briefing sheet, daily upgrade, courtesy call untuk hari selanjutnya). Selain itu, saya juga mendekorasi kamar tamu yang sedang berulang tahun. Disini saya belajar Teamwork, karena dalam mendekorasi kamar saya harus berhubungan dengan department lainnya seperti housekeeping yang akan membuat kue ulang tahun dari handuk dan juga Food and Beverage department yang akan membuat kue ulang tahun.

                Selama magang di Grand Mercure Jakarta Kemayoran, selain Hardskill saya mengalami peningkatan, Softskill saya juga mengalami peningkatan dengan mengikuti aktivitas yang diadakan selama saya magang. Seperti mengikuti kegiatan Trainee Gathering bersama dengan anak magang dari department lainnya yang dibimbing oleh Bapak Yusup Iskandar selaku Assistant talent culture and learning development manager serta ikut serta berpartisipati dalam kegiatan aerobic bersama dengan rekan kerja yang diadakan setiap akhir bulan, workshop yang diadakan dan juga make up class.

                 Banyak sekali ilmu yang saya dapatkan dan saya pelajari selama magang 6 bulan di Grand Mercure Jakarta Kemayoran yang tidak saya dapatkan selama perkuliahan. Jika saat kuliah saya hanya mempelajari teori saja, saat magang saya dapat mempraktekkan teori yang saya pelajari selama belajar di bangku kuliah. Saya sangat puas dapat mengikuti program internship selama 6 bulan ini. Saya juga berterima kasih kepada Binus University, dosen dari jurusan sastra china, dosen pembimbing dan juga staff front office department di Grand Mercure jakarta kemayoran yang telah mendukung dan membimbing saya selama proses internship ini.

Created by : Ivana Samsi – 2001541352